In den ersten Wochen sind alle begeistert. Dann verfliegt die Energie und am Ende passiert doch nichts… Gerne zeigen wir Ihnen in diesem Artikel auf, wie Sie mit zwei konkreten Faktoren dafür sorgen können, dass Ihr Change-Projekt lebendig und verständlich bleibt und erfolgreich abgeschlossen werden kann.
In Veränderungsprojekten beobachten wir zunehmend, dass der anfängliche Fokus auf die Menschen schnell still und unbemerkt verloren geht, sobald es nach der ersten Euphorie und den Kick-offs hektisch wird und der Projektalltag einkehrt. Fehlt der Blick auf die Menschen, geraten Projekte schnell ins Stocken und erreichen keine nachhaltige Veränderung:
- Mitarbeitende, die am Anfang motiviert sind, ziehen sich zurück, wenn sie sich nicht abgeholt fühlen.
- Unklare Botschaften sorgen für Unsicherheit und Ablehnung.
- Das Projekt verliert an Energie, obwohl es gut gestartet ist.
Warum herkömmliche Projektlogik nicht ausreicht
Der Grund dafür ist, dass in gewöhnlichen Projekten immer etwas entwickelt, organisiert oder produziert wird. Darauf sind sie ausgelegt. Das magische Dreieck im Projektmanagement beschreibt die Balance zwischen Leistung, Kosten und Zeit. Der Fokus liegt auf Phasen, Lieferobjekten, Meilensteinen, Arbeitspaketen und Reporting. Kommunikation sind Kernteamsitzungen, Infomails und Statusreport.
Das ist alles gut, richtig und notwendig für gutes Projektmanagement. Aber es reicht nicht, in Change-Projekten nur den Zielkorridor zu einer vermeintlichen Lösung zu managen. Change-Projekte wie New Work sollen eine Transformation, einen Sinneswandel oder eine Wahrnehmungserweiterung fürs Neue bei der Belegschaft auslösen. Das Projekt – wie etwa die Büroplanung oder der Bau – ist im Change das Werkstück, an dem sich die Organisation gemeinsam abarbeitet und dabei aufs Neue einnordet.
Projekt-Kommunikation als entscheidender Erfolgsfaktor
Deshalb ist es bei Change-Projekten der entscheidende Erfolgsfaktor, ein Teilprojekt «Projekt-Kommunikation» mitzuführen, in welchem die Mitarbeitenden und das Management laufend am Thema und in der Beteiligung gehalten werden, um sich Schritt für Schritt an den Gedanken der Zukunft zu gewöhnen. Change-Kommunikation ist keine Unternehmenskommunikation und braucht eine ganz andere Qualität: Sie ist bidirektional, individuell und stufenbezogen gestaltet – über Medien, Events und Führungskommunikation.
Dieser Umstand, dass nicht nur die Initiativen im Projekt, sondern auch die kontinuierliche Kommunikation die Transformation unterstützen muss, muss ebenfalls im Projektmanagement mit eingerechnet und aktiv geführt werden.
Der Faktor Timing und Bereitschaft
Es kommt oft vor, dass wir in einem New-Work-Projekt den Projektplan vorzu etwas anpassen müssen, weil offensichtlich ist, dass die Bereitschaft oder das Verständnis der Belegschaft noch nicht dort ist, wo der eigentliche Projektinhalt steht. Zum Beispiel, wenn die Büroplanung bereits abgeschlossen ist. Es ist nicht so, dass das nur die Mitarbeitenden betrifft. Oft sind auch Auftraggeber und Stakeholder noch nicht ganz dort angekommen, um anstehende Entscheide fällen zu können.
Coaching und Co-Projektleitung als zweite Erfolgsfaktoren
Der zweite Erfolgsfaktor in Change-Projekten ist deshalb ein Projektcoaching oder eine Co-Projektleitung durch Change-Experten. Sie haben die Transformation und das Big Picture im Gesamtkontext des Unternehmens im Fokus, während die Projektleitung das Projekt auf Kurs hält. Es braucht zwingend beide Kompetenzen in der Steuerung. Deshalb empfehlen wir Co-Projektleitung oder Coaching und raten davon ab, die Projektleitung vollständig an Experten zu delegieren.
Fazit: Aus unserer Erfahrung empfehlen wir: Change-Projekte brauchen ein Teilprojekt für Change-Kommunikation sowie eine Co-Projektleitung oder ein Coaching durch Change-Experten.
Unser Beitrag
Wir unterstützen deshalb Change-Projekte nicht nur als Change-Expertinnen und -experten, sondern auch als Co-Projektleitende und Teilprojektleitende für die Change-Kommunikation. So bleibt der Fokus auf den Menschen und die kulturellen Aspekte der Veränderung auch in turbulenten Zeiten im Zentrum.
«Transformation gelingt nur, wenn Projektmanagement, Kommunikation und Change-Massnahmen als Einheit wirken», sagt Transformation Guide Christian Ott, der auf Mandatsbasis für die nw GmbH Organisationen durch Veränderungsprozesse begleitet. Mit diesem Ansatz bleiben Projekte lebendig, verständlich und werden wirklich erfolgreich abgeschlossen.
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