Im Rahmen unserer Begleitungen im Bereich «Raum» unterstützen wir regelmässig Firmen und Organisationen bei räumlichen Veränderungen. Für einmal stehen wir nun selbst im Mittelpunkt eines solchen Change-Projektes. Zusammen mit unserem Partner Bene Schweiz ziehen wir als nw GmbH in neue Räumlichkeiten. Wie ist es, wenn eine auf Raum- und Change-Projekte spezialisierte Firma selbst zu «neuen Wegen» aufbricht? Gerne geben wir Ihnen in diesem Artikel einen ersten Einblick in die Gestaltung unserer eigenen Change-Begleitung.
Im Zusammenhang mit unserem Büroumzug haben wir ein kompaktes Format einer Change-Begleitung entwickelt. Zunächst wurde das Projekt-Setup erstellt, die Projektarchitektur und der Projektauftrag inklusive der Rollen definiert. Den jeweiligen Rollen wurden spezifische Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Das Onboarding des Projektleiters erfolgte durch den Auftraggeber.
Einführung von Activity Based Working
Beim Kickoff wurden die Vision und Zielsetzung des neuen Büros sowie die wesentlichen Veränderungen vorgestellt. Mit der Einführung von Activity Based Working (Aktivitätenbasiertem Arbeiten) werden wir den Mitarbeitenden viele verschiedene Zonen und Arbeitsmöglichkeiten bieten, welche sie zur Erledigung der Arbeiten auswählen können.
Aufgrund der unterschiedlichen Rollen sind einzelne Rollen definiert, welche nach wie vor einen fix zugeteilten Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt haben. Diese Plätze können jedoch von allen genutzt werden, wenn diese Plätze in Folge Abwesenheiten frei sind. Somit bildet die neue Umgebung eine Mischform von Flex- und Sharing-Desk ab, wie auch vereinzelte zugeordnet Plätze.
Die Mitarbeitenden vom nw Team arbeiten bereits im Sharing-Desk-Modell und nutzen für konzentriertes Arbeiten, wie Berichtswesen oder Konzeptionsarbeit, das Homeoffice als weitere Arbeitszone. Das Wissen und die Erfahrung von diesen Mitarbeitenden kann ins Bene Team überführt werden, wo sich Bedarf abbildet.
Die nachfolgende Abbildung zeigt die Hauptveränderung in Bezug auf den Wegfall der individualisierten Arbeitsplatzlösungen:
Team-Vertretungen und Austausch
Anschliessend wurde ein Team von Botschafter:innen (Change-Ambassadoren:innen) zusammengestellt, bestehend aus Vertretern der einzelnen Teams der Firmen.
Nach dem Kickoff wurde die kollaborative Plattform über Microsoft Teams aufgebaut, der Projektplan auf Basis von Microsoft Planner erstellt und verschiedene Kanäle eingerichtet, um die Zugriffe entsprechend zu managen.
In einem weiteren Schritt erhielten die Botschafter:innen eine Umfrage zur Erhebung der Arbeitsweise, des Arbeitsverhaltens sowie der Anforderungen und Bedürfnisse. Die ermittelten Grundlagen wurden dem Equalizer von Bene zugeordnet, wobei deutlich wurde, dass die beiden Firmen Bene (Team Schweiz) und nw (Team) unterschiedliche Geschäftsmodelle und somit unterschiedliche Anforderungen an die Büroumgebung haben. Dieses Phänomen ist auch bei Grossunternehmen zu beobachten, da die Anforderungen je nach Abteilung stark variieren können.
Konkretisierung der Zonen
Die ausgewerteten Umfrageergebnisse wurden in eine Zonierungsplanung übersetzt, die aufzeigte, welche Zonen im Büro vorhanden sein sollten, ohne auf die Möblierung und Ausstattung einzugehen. Diese Zonierung wurde dann mit dem Planungs- und Innenarchitekturteam besprochen. Das Team erstellte eine Detailplanung, die genau darstellt, welche Möblierung und Ausstattung in welchen Zonen zu finden sind.
Diese Detailplanung wurde in Form eines Round Tables allen Mitarbeitenden beider Firmen vorgestellt. Dabei wurden alle Inputs gesammelt und offene Fragen geklärt.
In einem weiteren Schritt wurden auf Basis der finalisierten Planung das Farb- und Materialkonzept, das Begrünungskonzept und die Akustik definiert. Anschliessend wurde die Möbelbestellung aufgegeben.
Definition von Office-ABC
Die Botschafter:innen erhielten die Aufgabe, sich mit dem Office-ABC auseinanderzusetzen und gemeinsam festzuhalten, wie die Regeln in den Zonen abgebildet werden sollen. Diese Entwicklung ist noch nicht abgeschlossen und wird in einem Workshop gemeinsam besprochen und finalisiert. Im Rahmen einer gemeinsamen «Aufräum- und Entrümplungsaktion» werden die Botschafter:innen das Office ABC allen Kollegen:innen vorstellen. Abgeschlossen wird diese Aktion mit einem gemeinsamen Apéro im alten Office.
Nadine Waldvogel: «Das Momentum nutzen»
Dem Auftraggeber und ihr sei bewusst gewesen, dass bei diesem eigenen Projekt der Zeitplan noch straffer ist als bei Kundenprojekten, die sie begleiten, sagt Nadine Waldvogel, Inhaberin der nw GbmH. Dennoch hätten sie sich entschieden, eine Mini-Change-Begleitung zu etablieren:
«Wir alle haben neben dem Daily Business kaum Zeit, uns um unseren eigenen Change zu kümmern, und haben daher drei Aktionen definiert, die wir begleiten. Nicht zuletzt ist uns bewusst, dass wir das Momentum des Einzugs nutzen sollten, um uns von alten Routinen und Mustern zu verabschieden, die wir nicht in die neue Umgebung übernehmen möchten. Was es hierzu noch braucht, werden wir beim nächsten Treffen mit den Botschaftern erheben. Schon jetzt möchte ich allen Mitarbeitenden vom Bene-Team und dem nw-Team für die aktive Mitarbeit danken. Ich schätze Euren Einsatz!»
Weitere Einblicke in die nächsten Aktionen unseres Umzugs veröffentlichen wir in wenigen Wochen.
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