Was für ein Start in einen Montagmorgen: Statt sich über die tolle neue Büroumgebung freuen zu können, regen Sie sich auf, weil das Login zu Microsoft Teams schon wieder nicht funktioniert. Höchstwahrscheinlich liegt dies daran, dass beim Um- oder Aufbau der Büroumgebung einem der wichtigsten Aspekte zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt worden ist: der IT.

Im Rahmen der Vorstellung von unserem «Themenrad Büro» beleuchten wir heute den Bereich «IT – Digitalisierung».

Wir leben im Zeitalter von künstlicher Intelligenz (KI) und man liest und schreibt darüber, ob diese KI nicht bald unsere Arbeitsplätze ausradiert oder sogar die Menschheit auslöscht. Und dann starten Sie Ihren Laptop und wollen nur «schnell» vor dem 9-Uhr-Meeting im Microsoft Teams checken, was gestern noch im Projekt so gelaufen ist… Aber:

Plötzlich verliert die Bedrohung der Menschheit durch KI ihren Schrecken. Microsoft Teams ist nicht mal in der Lage zu sagen «WAS» für ein Problem vorliegt. Und irgendwie spüren Sie schon, dass diese Fehlermeldung auch nach der geforderten Neuanmeldung wieder aufpoppen wird. Und die Probleme betreffen ja nicht nur Microsoft Teams.

Also einfach auf die Kollaborations-Tools verzichten? Kollaboration ist die Zusammenarbeit von Menschen die gemeinsam etwas grösseres Ganzes schaffen. Alle kennen das Ziel und alle kennen ihre Rolle und Aufgabe dafür. Dazu braucht es keine Kollaborationsplattform. Das hat auch ohne einen digitalen Workplace die letzten 30 Jahre funktioniert. Aber die Tools bringen eine Effizienzsteigerung und Zeitersparnis – wenn sie denn funktionieren.

Was können Sie tun?

Es ist normal, dass wir uns aufregen, wenn wir aufgefordert werden uns neu anzumelden, wo wir doch eigentlich bereits auf dem Weg zum Meeting sein sollten. Wir fragen uns, ob eigentlich nur Idioten in der IT arbeiten. Aber da arbeiten Leute, die alles geben und tun was in ihren Möglichkeiten liegt. An Wochenenden, wo Sie gemütlich die Sonntagszeitung lesen, gibt es Leute, die in kalten Rechenzentren die Infrastruktur umbauen und andere Leute die samstagnachts um 4 sich einloggen müssen, um es möglich zu machen, dass Sie am Montag arbeiten können und u.a. auch Ihr Microsoft Teams starten können. Das Problem mit der IT ist heutzutage, das sie zu komplex geworden ist.

Als Experten im IT-Bereich können wir Ihnen versichern, dass es eigentlich erstaunlich gut läuft in Anbetracht der Lage, der Komplexität und der chronischen Unterbesetzung in der IT.

Was das mit Büro und Arbeitswelten zu tun hat? Weniger ist mehr, auch in der IT. Überlegen Sie sich bei Ihrem Büroprojekt ganz genau, wieviel und welche Kollaboration Sie brauchen und stellen Sie gemeinsam mit der IT sicher, dass das – und genau das – funktioniert. Die IT ist in der neuen Büroplanung die wichtigste Partnerin. Ohne IT sitzen Sie nach dem Change zwar in klimatisierten, farbigen Cubicals, können sich dort aber nicht einloggen.

Wählen Sie mit Bedacht

Digitale Unterstützung der Arbeitsprozesse ist heute ein Muss. Wählen Sie aber die Tools und Features mit Bedacht und schauen Sie darauf, dass jedes Feature, jede Funktion exakt mit dem Arbeitsprozess abgestimmt ist und die Leute genau wissen was sie wann und warum brauchen.

«A fool with a tool is still a fool» – dieses Sprichwort hat während Corona an Bedeutung gewonnen, als alle innert weniger Wochen mit Microsoft Teams beglückt wurden und sich die Firmen und alle Arbeitnehmenden in den unendlichen Weiten und Möglichkeiten dieses Tools verloren haben. Aber – Hand aufs Herz – auch Sie verschicken sicher immer noch Dokumente, die eigentlich irgendwo zentral verfügbar sein sollten, per Mail an die Kolleg:innen. Stimmts?

Digitalisierung beginnt auf dem Papier, mit Arbeitsprozessen, Tätigkeiten und Rollen. Welche Software, welches Feature dafür zu Verfügung gestellt wird, muss dann sorgfältig abgewogen werden. Bei der Planung eines Um- oder Neubaus sollten Sie deshalb die Chance nutzen, auch die Organisation auf die nächste Stufe zu bringen. Nicht nur Ihre Möbel, sondern vor allem die Prozesse, die Menschen und die IT-Landschaft müssen miteinander in Einklang gebracht werden. Die IT gehört deshalb in jedem Projekt vom ersten Moment an den Tisch.

Wie ist es bei Ihnen?

Lassen Sie uns Ihnen folgende Denkanstösse geben:

  • Ist Ihnen die eine oder andere Situation in diesem Text bekannt vorgekommen?
  • Haben Sie Microsoft Teams auch einfach als Video-Konferenz-Tool während Corona eingeführt oder haben Sie ein Konzept erstellt wie Sie das «allmächtige Kommunikationswerkzeug» nutzen können und wo es Ihre tägliche Arbeiten und Prozesse effizient unterstützt?
  • Wie oft umgehen Sie die eigentlich dafür vorgesehene IT Lösung, einfach weil es einfacher und schneller ist?

Themenrad Büro

Das «Themenrad Büro» ist eine gemeinsame Initiative von @patrickbenz, @christianott und @nadinewaldvogel

Jeden Monat stellen wir Ihnen einen anderen Bereich des Themenrades vor. Am 30. August 2024 beleuchten wir den Bereich «Finanzen».

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