Kennen Sie das auch in Ihrem Unternehmen? Alle sind ständig überlastet, haben keine Zeit sich um das Wesentliche zu kümmern, weil immer das Dringende und Unvermeidbare im Vordergrund steht. Kundenanfragen bleiben unbeantwortet, wichtige Projekte stocken, und es fühlt sich an, als wäre man ständig zwei Schritte zu spät, egal wie viel man arbeitet. Gerne präsentieren wir Ihnen eine Lösung, wie Sie aus dieser Situation herauskommen und wieder Ruhe, Übersicht und Ordnung gewinnen.
Wir treffen in unserer Arbeit viele Unternehmen in der eingangs beschriebenen Situation. Schnell wird klar, dass die Belegschaft aufgrund der Überlastung wenig Bereitschaft und Offenheit für Veränderungsprojekte wie New Work, Kulturwandel oder Strategieumsetzungen zeigt. Die Gründe für die Überlastung sind selten überbordende Auftragseingänge oder Kundenanfragen, sondern meist eine operative Überlastung durch zu viele wichtige oder dringende Themen und Tasks.
PPM und PMO als Lösung
Der Ausweg aus dieser Überlastung, der andauernden operativen Hektik, der abnehmenden Ergebnisqualität und dem vermehrten Ausfall von Mitarbeitenden ist die Einführung eines zentralen Projekt Portfolio Managements (PPM) und eines Portfolio Management Offices (PMO). Diese bilden eine zentrale Planungs- und Verwaltungsstelle, welche die Projekte koordiniert, Richtlinien vorgibt und gemeinsam mit dem Management steuert.
Der Aufbau und die Einführung von PPM und PMO können im Gegensatz zu anderen Projekten wie Prozess- oder Softwareeinführungen, Change- und Strategieprojekten mit einer kleinen Gruppe Spezialisten entwickelt werden, ohne die Organisation noch weiter zu belasten. Sobald das PPM erstellt und das PMO aufgebaut sind, wird die Arbeitslast in der Organisation schnell zurückgehen. Die Mitarbeitenden haben wieder mehr Raum, ihre Energie in die wirklich wichtigen Arbeiten zu investieren und das Unternehmen voranzubringen.
Positive Erfahrungswerte
Unsere Erfahrungen zeigen, dass PPM und PMO viele Vorteile bringen:
- Ressourcen werden effizient gesteuert, um die Unternehmensziele zu erreichen.
- Doppelarbeiten werden vermieden, was die Effizienz erheblich steigert.
- Personelle Überlastung wird durch bessere Planung reduziert.
- Fortschritte, Kosten und Qualität werden zentral überwacht und kontrolliert.
Ein Bereichsleiter aus einem Unternehmen im Immobilienverwaltungssektor berichtet zum Abschluss der Einführung: «Die Einführung des PMO war für mich ein Wendepunkt. Vorher war ich oft gestresst und überfordert. Jetzt haben wir eine klare Struktur und können unsere Prioritäten auf die dringendsten und wichtigsten Vorhaben konzentrieren. Das Betriebsklima hat sich deutlich entspannt und die Klarheit durch die Projekt-Priorisierung und -Steuerung direkt durch die Geschäftsleitung hat meinen Arbeitsalltag enorm erleichtert sowie meine Motivation gesteigert. Wir erreichen heute unsere Ziele schneller und in besserer Qualität, was uns auch unsere Kunden bestätigen.»
Haben auch Sie Erfahrungen mit der Überlastung Ihrer Mitarbeitenden gemacht? Oder möchten Sie sich mit den Themen PPM und PMO in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen? Wir unterstützen Sie gerne dabei.
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