In Veränderungsprozessen kann nie genug kommuniziert werden. Bei einer anstehenden Veränderung müssen die Fakten ausserdem frühzeitig kommuniziert werden. Die Informationen zum Wandel sollten auch adressatengerecht aufbereitet und für alle zugänglich gemacht werden.
In vielen unseren Change-Projekten integrieren wir das Teilprojekt «Information und Kommunikation» in der entsprechenden Change Architektur. Steht uns intern keine Kommunikationsabteilung oder eine andere entsprechende Ressource zur Verfügung, kümmern wir uns darum, z.B. mit einer hohen Beteiligung der Führungskräfte und etablierten «Change-Agenten», «Repräsentanten» oder «Ambassadoren», welche einen Teil der Belegschaft repräsentieren.
Wie gelangen wir nun zu adressatengerechten und verständlichen Inhalten? Bei allen Change-Aktionen, welche die angestrebte Veränderung unterstützen sollen, definieren wir gemeinsam mit der teilnehmenden Gruppe jemanden, der den Kommunikationsinhalt in Form eines Updates entsprechend vorbereitet. Dazu legen wir im Vorfeld gemeinsam fest, was der Sinn der Kommunikation ist, was kommuniziert werden soll, welche Veränderung was bezwecken soll, was erhalten bleibt und welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
Durch diese hohe Partizipation der Beteiligten gelingt es uns, die Beteiligten zum Wandel zu verpflichten. Wie in diversen Studien entsprechend belegt ist, schaffen wir so gleichzeitig Vorbilder der Veränderung.
Die Zielgruppe erreichen
Damit die Informationen auch zur Belegschaft gelangen, gibt es verschiedene Kanäle und Formen. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige vor, welche wir in vergangenen, erfolgreichen Change-Projekten getestet haben:
- Etablierung von «Office Sway»- oder «SharePoint»-Seiten, welche alle Informationen sowie laufend aktuelle Beiträge in Form von Posts abbilden
- Einbindung von Change-Projekt-Unterseiten im bestehenden Intranet des Unternehmens. Auch darauf können diverse Posts und Beiträge entsprechend abgesetzt werden
- Newsletter mit regelmässigen, strukturierten Updates und Beiträgen rund um die Veränderung
- Regelmässige Durchführungen von «Town-Halls», bei denen Führungskräfte, Change-Agenten, Repräsentanten oder Ambassadoren über Veränderungen und die jeweiligen Stati berichten und zur Klärung von Fragen und Anliegen zur Verfügung stehen
- Informationsveranstaltungen mit interaktiven Elementen. Beispielsweise in Form der Workshop-Methode «World-Cafés» zur Klärung von Fragestellungen und der Skizzierung einer gemeinsamen Lösung zu einer bevorstehenden Herausforderung
- Einbindung von Informations- und Kommunikationsfenstern entlang des bereits etablierten Meeting-Prozesses der Organisation
- Etablierung von «Roundtables», z.B. mit Führungskräften aller Stufen oder stufengerecht, zur Besprechung von führungsrelevanten Themen, Herausforderungen und Fragestellungen
- Etablierung einer E-Mail-Adresse, welche dem Change-Team den Zugang zu allen Mitarbeitenden verschafft
- Einbindung von Q&As in allen möglichen Plattformen zur Verbreitung von Kommunikationsinhalten rund um den Change
Aufgrund zahlreicher Erfahrungen aus grösseren Change-Projekten wissen wir, dass in Veränderungsprozessen nicht genügend kommuniziert werden kann. Somit empfehlen wir einen Mix aus den erwähnten Kanälen und Formen. Wichtig ist auch, dass die Führungskräfte während dieser Zeit eine nahe Führung sicherstellen und ein offenes Ohr für Anliegen der Mitarbeitenden haben.
Planen Sie eine grössere Veränderungsinitiative und legen ein Kommunikationskonzept fest, so stehen wir Ihnen mit unserer Expertise gerne zur Verfügung. Auch bei kleineren Veränderungen lohnt sich der Gedanke daran, was, wann, wie und in welcher Form kommuniziert werden soll.
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