Neue oder moderne Bürowelten werden oft mit einer hippen Infrastruktur, fancy Besprechungsräumen und sogenannten Kreativ-/Pausen-Ecken (z. B. mit einem Kicker- oder Billiard-Tisch) in Verbindung gebracht. Wichtig ist aber, dass die neue Arbeitsumgebung nicht nur toll tönt, sondern auch auf die Bedürfnisse der Teams und deren Arbeitsprozesse abgestimmt ist. Ein Schlüsselfaktor ist die Involvierung der Betroffenen und damit der Anstoss zu einer Veränderung im Mindset.
Mit der neuen Infrastruktur wollen sich die Unternehmen sowohl auf dem Arbeitnehmermarkt als auch bei den Kunden positionieren. Da ein Raum-Change einige Kosten mit sich bringt, u.a. für die ganze Raumgestaltung, sollten sich diese Investitionen auch für das Unternehmen lohnen. Daher ist besonders zu beachten, dass die neue Arbeitsumgebung auf die effektiven Bedürfnisse der Teams abgestimmt ist. Das lässt sich idealerweise über eine Analyse im Vorfeld herleiten, worin Fragen untersucht werden wie «Wie viele Team-Meetings und Kundenmeetings gibt es in der Regel?», «Wie viel Zeit wird für konzentrierte Einzelarbeit eingesetzt?», «In welchen Prozessen und wie arbeiten die Teams zusammen?», «Was ist den Mitarbeitenden wichtig?».
Teil einer solchen Analyse ist oft eine Umfrage bei den Mitarbeitenden, was gleichzeitig ein erster Schritt zur Beteiligung am ganzen Change-Prozess darstellt. Daher können mit einer solchen Analyse sowohl die Produktivitäts-Themen als auch die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgeholt werden und sie bietet gleichzeitig eine Chance zur Anpassung von beispielsweise bestehenden, unbefriedigenden Prozessen. Dies führt uns zum nächsten Punkt: Stimmt die Arbeitsumgebung nun mit den Arbeitsabläufen überein, genügt dies allein oft noch nicht.
Einstellung der Mitarbeitenden entscheidend
Auch die Veränderung der Einstellung der Mitarbeitenden ist entscheidend, damit die neue Infrastruktur mit den neu überdachten Prozessen auch effektiv genutzt werden kann. Die Entwicklung eines solchen Mindsets gelingt nicht jedem Menschen gleich leicht. Daher empfiehlt es sich die Mitarbeitenden am Prozess zu beteiligen und ihre Bedürfnisse abzuholen. Den Themen, welche den Menschen Sorgen bereiten, soll Raum gegeben werden. Die Gründe, weshalb der Raum-Change aus Sicht des Unternehmens wichtig ist, sollen erläutert und Lösungen sollen gemeinsam gesucht werden.
Der Einbezug der Mitarbeitenden ist ein Thema, welches die Medien immer wieder beschäftigt. Hier der spannende Artikel (Umziehen im Kopf – nicht nur mit dem Schreibtisch) aus HR Today. Auch die Wissenschaft interessiert sich dafür – hier eine Studie des Instituts für Angewandte Psychologie zum Thema «Der Mensch in der Arbeitswelt 4.0».
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