In allen Change-Ausbildungen, Lehrgängen und Referaten wird vermittelt, dass die Kommunikation das A und O ist. Trotzdem stellen wir in der Praxis fest, dass die Gestaltungen der Informationsprozesse noch grosse Potenziale aufweisen. Im Rahmen unserer Post-Serie zu den 7 Basisprozessen gehen wir heute auf den Informationsprozess in Veränderungs- und Entwicklungsprojekten ein. Warum ist denn die Kommunikation so wichtig?
Auch wenn bereits diverse Personen im Organisationsentwicklungs-Projekt involviert sind, wissen noch lange nicht alle in der Organisation, um was es in diesem Projekt genau geht. Die einen sind direkt beteiligt, die anderen nicht. Somit entstehen wesentliche Informationslücken oder es können gar Fehl-Informationen zirkulieren. Dies wiederum begünstigt Ängste, Fantasien, Zuschreibungen oder Wunschdenken und regt den Flurfunk innerhalb der Organisation an.
Wann, wie und an wen welche Inhalte kommuniziert werden, muss vorgängig überlegt und definiert werden. Aufgrund unserer Erfahrung kann auch zu viel, zu detailliert und zu umfassend informiert werden. Dies kann ebenfalls dazu führen, dass Ängste gefördert und die Desorientierung vergrössert wird. Selbstverständlich gibt es noch weitere Informationssünden, wie zu generalisieren oder nicht ehrlich zu sein oder auf das Wesentliche zu verzichten etc.
Definition Informationskonzept
In Organisationsentwicklungs-Projekten, welche wir begleiten, involvieren wir bereits zu Beginn des Projekts die Kommunikationsabteilung. Gemeinsam entwickeln wir ein Informationskonzept, welches folgende Punkte definiert:
- Wer sind unsere Zielgruppen (Stakeholder intern/extern)?
- Welche Wirkung wollen wir mit unseren Informationen erzeugen?
- Was wollen wir auslösen?
- Wie soll der Inhalt und Umfang gestaltet werden?
- Welche Informationen sind nötig? Welche sind unnötig und bewirken das Gegenteil?
- Wie werden die Informationen terminiert und wann sind sie am besten zu vertreiben?
- Welche Kanäle verwenden wir?
- Wie gestalten wir die Tonalität, Bildsprache etc. und wie schaffen wir Bezug zum Projekt und der gesamten Organisation?
- Welche Elemente gibt es, um Fragen und Anliegen zu klären? Wie gestalten wir eine mögliche Interaktion mit den entsprechenden Zielgruppen?
Bei dieser ersten Auslegeordnung prüfen wir mit unseren Kund:innen, welche Ressourcen, Kanäle und Gefässe intern bereits vorhanden sind. Ausserdem klären wir, wie bisher über Veränderungen, Anpassungen und Erneuerungen kommuniziert worden ist. Je nach Zielsetzung prüfen wir, ob sich die internen Ressourcen eignen oder ob es sinnvoll ist, neue Kanäle und Formen einzubinden, um die bekannten Muster aufzubrechen und die Aufmerksamkeit zu erhöhen.
Erhöhung der Empathiefähigkeit
Wenn diese Grundlagen geklärt und definiert sind, erachten wir es als hilfreich, die Kommunikationslogik pro Zielgruppe festzulegen. Dazu braucht es häufig eine Schulung, um den Beteiligten aufzuzeigen, was bei der Entwicklung von Inhalten relevant sein könnte. Sehr gute Erfahrungen machen wir bei diesen Schulungen, wenn wir einen Perspektivenwechsel integrieren und uns in die Zielgruppe hineinversetzen. So können wir evaluieren, wie es der Zielgruppe geht, welche Information sie wünschen etc. Die Erhöhung dieser Empathiefähigkeit hilft, um die richtigen Informationsinhalte zu entwickeln und stärkt die Verbindung zur Zielgruppe.
In Projekten, die wir begleiten, integrieren wir die Kommunikation und Informationsverteilung in allen Formaten. Dazu zählen Workshops, Schulungen, Trainings, aber auch Roundtables, Townhalls, der Einsatz von Avataren, Lern-Nuggets, Videobotschaften, Business-TV etc. Weiter entwickeln wir häufig eine Projektseite im Intranet oder bauen eine SharePoint-Seite mit allen relevanten Projektinformationen auf. Darin integrieren wir beispielsweise auch monatliche Projekt-Updates, welche entlang der Teilprojekte unterteilt werden können. Die Updates können in Form eines Newsletters an die entsprechenden Zielgruppen verteilt und auf dem Intranet aufgerufen werden.
Direkten Kontakt ermöglichen
Wichtig ist uns, dass sich Mitarbeitende bei Fragen und Anliegen nicht nur an Projektbeteiligte oder Direktvorgesetzte wenden können. Wir gewährleisten auch einen direkten Kontakt zu uns. Dies kann beispielsweise via Chat, E-Mail oder Open-Door-Formaten, wie Q&A-Sessions, geschehen. Ausserdem bieten wir Hand, bei möglichen Führungsgefässen zum Projekt-Update dabei zu sein und für Fragen und Antworten zur Verfügung zu stehen.
Ziel dieser Aktionen ist es, für Klärung zu sorgen, Sicherheit aufzubauen und das Vertrauen zu stärken. Nicht zu vergessen ist, regelmässig zu prüfen, ob die Zielgruppen genügend gut mit Informationen versorgt sind oder ob etwas optimiert oder angepasst werden muss. Somit bietet uns die Organisation auch die Möglichkeit, uns selbst stetig weiterzuentwickeln.
Planen Sie eine Veränderung oder befinden Sie sich mittendrin? Dann könnte sich ein kurzes Reflexionsgespräch lohnen, um sich über die Kommunikation rund um das Veränderungsvorhaben zu unterhalten. Ein Blick von aussen kann helfen, das Vorhandene anzupassen oder sich bestätigen zu lassen, wie solide Sie Ihren Informationsprozess bereits aufgesetzt haben.
Kontaktieren Sie uns – und gestalten Sie «neue Wege»!
Serie zum Thema
Im Rahmen einer Post-Serie stellen wir Ihnen die 7 Basisprozesse zur Steuerung einer Veränderung vor und verdeutlichen entlang von Umsetzungsbeispielen, wie diese Prozesse im Rahmen einer Veränderungsgestaltung zum Einsatz kommen. Die Posts veröffentlichen wir immer freitags auf LinkedIn und im Blog auf unserer Website.
Bereits erschienen:
26. Januar 2024: Die Kunst der ganzheitlichen Veränderungsgestaltung: Ein Blick auf die OE-Landkarte
02. Februar 2024: Gestaltung psychosozialer Prozesse im Change
09. Februar 2024: Gestaltung des Diagnoseprozesses im Change
16. Februar 2024: Zukunftsgestaltung in Veränderungsprozessen: Vielfältige Wege zum Ziel
23. Februar 2024: Lernen in Veränderungsprozessen: Befähigung für die Zukunft
Lernen Sie auch unsere interessanten Angebote kennen zu den Themen:
Organisationsentwicklung
Change-Management