Wie viele Veränderungsprojekte – von Reorganisationen bis zu Büroumzügen – haben Sie in Ihrem beruflichen Umfeld schon erlebt? Und wie viele davon haben Sie als erfolgreich wahrgenommen? Zum Abschluss unserer Serie zu den 7 Basisprozessen der OE-Landkarte von Trigon gehen wir heute auf den Change-Management-Prozess ein und zeigen auf, an was alles gedacht werden sollte, damit dieser solide aufgesetzt wird.
Der Change-Management-Prozess konzentriert sich auf die strukturierte Vorgehensweise zur Planung, Umsetzung und Überwachung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Die Arbeit entlang des Change-Management-Prozesses stellt sicher, dass alle Phasen rechtzeitig mit eingeplant und durchgeführt werden. Aus unserer Erfahrung kommt diesem Basisprozess damit für ein erfolgreiches Change-Projekt die grösste Bedeutung zu. Er bildet den Anker, die Struktur und das Fundament des Projektes.
Zuerst wird die Definition des Wandels erarbeitet: Warum braucht es die Veränderung? Welche Ziele sollen erreicht werden? Die Konzeption der Change-Kommunikation und das Stakeholder-Management sind dann die zweiten Schritte: Wer wird wann und wie, vor und während dem Projekt, involviert und informiert? Welche Interessensgruppen müssen speziell abgeholt oder begleitet werden?
Durch die Partizipation wird Akzeptanz geschaffen, die Belegschaft «ins Boot» geholt und aufkommende Widerstände gegen die Veränderung können rechtzeitig aufgelöst werden. Wichtig ist hier die Kontinuität der Information und die Abstimmung auf die verschiedenen Stakeholdergruppen. Die Kommunikation reicht vom reinen Newsletter und Intranet-Updates bis zu Arbeitskreisen, Q&A-Workshops, Townhalls, Roadshows usw. (vgl. unseren Artikel vom 1. März 2024 zum Informationsprozess: «Ohne Sünden dafür mit Empathie: Wie der Informationsprozess in einem Change gelingt»)
Weitere entscheidende Schritte
Die Planung und Ressourcenkalkulation sind als nächstes entscheidend. Meilensteine, Zeitpläne, Arbeitspakete und Ressourcenzuweisungen müssen rechtzeitig geplant und zugewiesen werden. Die Schulung und Entwicklung der Betroffenen ist ein weiterer Teil der Change-Management-Planung. Skills müssen entwickelt werden, sei es im Bereich Führung, der Anwendung neuer digitaler Tools oder in neuen Zusammenarbeitsformen wie Agilität.
Ebenfalls zu Beginn des Projekts sollte man die Überwachung der Implementierung definieren. Dazu gehören die Projektsteuerung, Fortschrittskontrolle, Feedbackloops, Retrospektiven, Projektsteuerung und Eskalationsprozesse. Während die Überwachung der Implementierung eher auf die formale Projektsteuerungsebene ausgelegt ist, muss für das gesamte Projekt eine inhaltliche Begleitungsebene geplant werden.
Thema nicht unterschätzen
Sie denken nun vielleicht, dass die Schritte des Basisprozesses «Change-Management» intuitiv und selbstverständlich sind. Doch die Realität zeigt leider zu oft, dass Change-Projekte selten an den Zielen oder Widerständen scheitern, sondern schlicht an unzureichendem Projekt-Management. Es ist daher für einen erfolgreichen Veränderungsprozess entscheidend, diesem Punkt genug Beachtung zu schenken. Der Beizug von Profis und der Austausch mit Expert:innen kann dabei sehr hilfreich sein.
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Serie zum Thema
Im Rahmen einer Post-Serie haben wir Ihnen die 7 Basisprozesse zur Steuerung einer Veränderung vorgestellt und entlang von Umsetzungsideen verdeutlicht, wie diese Prozesse im Rahmen einer Veränderungsgestaltung zum Einsatz kommen. Die Posts veröffentlichten wir immer freitags auf LinkedIn und im Blog auf unserer Website.
Alle weiteren Artikel der Serie:
26. Januar 2024: Die Kunst der ganzheitlichen Veränderungsgestaltung: Ein Blick auf die OE-Landkarte
02. Februar 2024: Gestaltung psychosozialer Prozesse im Change
09. Februar 2024: Gestaltung des Diagnoseprozesses im Change
16. Februar 2024: Zukunftsgestaltung in Veränderungsprozessen: Vielfältige Wege zum Ziel
23. Februar 2024: Lernen in Veränderungsprozessen: Befähigung für die Zukunft
01. März 2024: Ohne Sünden dafür mit Empathie: Wie der Informationsprozess in einem Change gelingt
08. März 2024: Erfolgreicher Umsetzungsprozess in einem Change-Vorhaben
Umsetzungsbeispiele, wie wir den Change-Management-Prozess in Projekten gestalten, bilden wir in diversen Referenzreports ab. Details dazu Sie in unserer Referenzgalerie.
Lernen Sie auch unsere interessanten Angebote kennen zu den Themen:
Organisationsentwicklung
Change-Management